CABA oficializa la rúbrica digital del Libro de Sueldos desde abril 2025

La Resolución N° 803/2024 del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires (GCBA), emitida por la Secretaría de Trabajo y Empleo, implementa la rúbrica digital obligatoria de la documentación laboral –principalmente el Libro de Sueldos y Jornales– a través de la plataforma Tramitación a Distancia (TAD).

Esta normativa, publicada en el Boletín Oficial de la Ciudad el 1 de noviembre de 2024, marca un cambio significativo para los empleadores pequeños y medianos de la ciudad. En particular, impacta de lleno a los consorcios de propiedad horizontal, ya que la medida abarca prácticamente a todos los consorcios.

Análisis de la normativa y texto oficial

La Resolución 803/2024 establece la obligatoriedad de la rúbrica en soporte digital de la documentación laboral a partir de noviembre de 2024. Su Artículo 1° dispone la implementación desde el 4 de noviembre de 2024 del trámite de rúbrica laboral vía plataforma TAD, según el instructivo anexo oficial. La norma se inscribe en la política de modernización y digitalización de trámites del GCBA, transfiriendo al entorno online un procedimiento que históricamente se realizaba en forma presencial y en papel.

El texto completo de la resolución puede consultarse en fuentes oficiales (Boletín Oficial de CABA) y también está disponible para descarga en el portal de trámites de la Ciuda Resolución 803/2024. Allí figuran los considerandos legales (leyes y decretos que otorgan competencia al GCBA en materia de rúbrica laboral) y los artículos operativos.

En resumen, los puntos centrales de la resolución son:

• Implementación de la rúbrica digital vía TAD: se establece formalmente que el trámite de rúbrica del Libro Especial (Art. 52 LCT) y demás documentación laboral se realizará mediante la plataforma electrónica TAD, en reemplazo de la rúbrica manual tradicional.

• Autoridad de aplicación: La Secretaría de Trabajo y Empleo (Ministerio de Justicia de CABA) es la encargada de hacer cumplir esta medida. Se delega en la Dirección General de Relaciones del Trabajo la emisión de normas complementarias para instrumentar la resolución.

• Anexo instructivo: La resolución incluye un anexo con el instructivo para realizar el trámite digital, detalle importante para guiar a los usuarios en la plataforma (disponible junto con la resolución en el portal oficia).

En términos generales, la normativa analiza la necesidad de agilizar y modernizar la gestión de libros laborales. Se fundamenta en antecedentes como la creación de la plataforma TAD en 2013, la implementación del sistema de rúbrica digital en 2018 para otros empleadores, y la conveniencia de extenderlo ahora a consorcios y PyMEs. Se destaca que el GCBA, como autoridad local de trabajo (por delegación de Nación desde 2003), tiene a su cargo la rúbrica de la documentación laboral en su jurisdicción. La resolución 803/2024 viene a ampliar el alcance de la rúbrica digital, incluyendo a quienes antes quizás seguían usando libros en papel.

Texto oficial: A modo de referencia, se citan los artículos principales:

• Artículo 1°: “Implementar a partir del 4 de noviembre del 2024 la modalidad digital del trámite de Rúbrica de Documentación Laboral a través de la plataforma Tramitación a Distancia (TAD)…”.

• Artículo 2°: “El trámite digital… será de uso obligatorio para la rúbrica de la documentación laboral ‘hojas móviles’ o ‘libro manual’ para los particulares que posean una dotación de personal de hasta nueve (9) trabajadores/as y para PyMEs.”.

• Artículo 3°: Fijó inicialmente el plazo límite de adaptación “al día 1° de enero de 2025, aplicable al libro correspondiente al período diciembre de 2024” (como se detalla más adelante, este plazo luego fue extendido).

En conclusión, la Resolución 803/2024 es la base normativa que obliga a los consorcios de propiedad horizontal en CABA a migrar al sistema de rúbrica digital de sus libros laborales, brindando el marco legal y operativo para hacerlo.

¿A quiénes aplica y desde cuándo?)

¿Quiénes deben cumplir? La resolución alcanza a los empleadores con hasta 9 trabajadores y a todas las PyMEs, sin importar su cantidad de empleados. En la práctica, esto incluye a la enorme mayoría de los consorcios de edificios (propiedad horizontal), ya que típicamente los consorcios cuentan con pocas personas en su plantel (por ejemplo, encargados, personal de limpieza, etc.).

Quedan comprendidos también otros pequeños negocios y empleadores individuales dentro de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires que lleven libros laborales en formato “hojas móviles” o “libros manuales”. Grandes empleadores (por encima de 9 trabajadores) ya habían migrado o estaban sujetos a otras disposiciones digitales previamente; la novedad aquí es la inclusión obligatoria de los más chicos.

Fecha de entrada en vigencia: La implementación del trámite digital comenzó el 4 de noviembre de 2024 (fecha a partir de la cual el sistema TAD estuvo disponible para estos trámites). Sin embargo, la resolución otorgó un período de transición para que los consorcios y demás empleadores se adapten:

• Plazo original: La normativa fijó que la rúbrica digital sería obligatoria a partir del libro de sueldos del período diciembre 2024, el cual se presenta durante enero de 2025. En otras palabras, los sueldos devengados en diciembre debían ya rubricarse vía TAD en enero. El 1° de enero de 2025 fue marcado como fecha límite de adecuación.

• Prórroga del plazo: Posteriormente, mediante la Disposición 2357-DGRDT-2024 de la Dirección Gral. de Relaciones del Trabajo (organismo dependiente de la Secretaría), se extendió el plazo límite hasta el 1° de abril de 2025. Esto significa que la obligatoriedad plena rige desde el libro correspondiente al período marzo 2025 (que se presenta en abril 2025). La prórroga se decidió para dar más tiempo a PyMEs y consorcios a adecuarse al nuevo sistema, considerando los cambios operativos que implicaba.

En consecuencia, desde abril de 2025 ningún consorcio pequeño debería seguir rubricando en papel, debiendo haber migrado al sistema digital. Cabe destacar que ya desde diciembre de 2024 el GCBA comenzó a cerrar la recepción de trámites presenciales: las delegaciones de rúbrica en barrios (Flores y Parque Patricios) dejaron de recibir presentaciones desde el 2 de diciembre de 2024, quedando solo la sede central para asistir durante la transición. Esto reforzó el mensaje de que la modalidad en línea reemplazaría a la física.

La resolución aplica exclusivamente en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Cada jurisdicción provincial tiene sus propios regímenes de rúbrica laboral; en CABA la autoridad local asume esa función (delegada por la Nación). Por lo tanto, los consorcios ubicados en CABA deben cumplir con esta normativa local, independientemente de las disposiciones que rijan en otras provincias.

A partir de abril 2025, todos los consorcios de CABA con hasta 9 empleados (prácticamente todos) están obligados a rubricar sus libros de sueldos de manera digital a través de TAD. Aquellos consorcios que no lo hayan hecho antes de esa fecha deben incorporarse de inmediato al sistema para evitar incurrir en irregularidades desde el período de marzo 2025 en adelante.

Cambios introducidos: rúbrica del Libro de Sueldos en soporte digital

La Resolución 803/2024 introduce varios cambios importantes respecto de la forma tradicional de rubricar el Libro de Sueldos y demás documentación laboral. A continuación se detallan los principales aspectos en que impacta esta nueva normativa, comparados con el régimen anterior (rúbrica manual en libros foliados o planillas):

• Migración del papel a lo digital: Se sustituye la rúbrica manual en libros físicos por un sistema digital online. A partir de la vigencia, los consorcios ya no deben imprimir ni llevar sus hojas de libro de sueldos a sellar físicamente a una dependencia, sino que realizan una presentación electrónica y obtienen un documento digital rubricado. Esto elimina los registros en papel como soporte obligatorio (con excepción del Libro de Órdenes, que por normativas específicas continúa llevándose en formato físico). En otras palabras, el Libro de Sueldos y Jornales pasa a soporte digital oficial –el PDF emitido vía TAD con la rúbrica electrónica de la autoridad–, que reemplaza al sello y firma en papel.

• Extensión a empleadores pequeños: La digitalización de la rúbrica se extiende a los consorcios y PyMEs que antes podían seguir usando libros manuales. Hasta 2024, el GCBA había desarrollado el sistema de rúbrica digital principalmente para medianos y grandes empleadores; con Res.803/2024 se incluyen obligatoriamente aquellos con hasta 9 empleados. Esto abarca a todos los consorcios de propiedad horizontal (que típicamente entran en ese rango), marcando un cambio de paradigma para la administración de edificios, que tradicionalmente mantenía libros rubricados en papel.

• Periodicidad y alcance de la rúbrica: Se mantiene la obligación mensual de rubricar el Libro de Sueldos y Jornales, pero ahora vía TAD. Cada mes se debe realizar la presentación digital correspondiente a los sueldos devengados en el período. Adicionalmente, el Libro de Horas Extras (si el consorcio lleva registro separado de horas extras conforme Ley 11.544) también debe rubricarse digitalmente. En ese caso, se debe realizar un trámite por separado para cada libro: uno para el Libro de Sueldos y otro para el Libro de Horas Extras, en los períodos que corresponda. Antes, ambos libros se rubricaban en papel por separado; ahora simplemente implica hacer dos cargas en TAD si corresponde.

• Documentación requerida en cada presentación: Con el nuevo sistema, el consorcio debe adjuntar digitalmente la información laboral del mes. En concreto, para cada trámite se pide cargar:

  • El asiento de sueldos del período (es decir, la planilla o listado de liquidación de haberes del mes, que incluiría todos los datos de remuneraciones, retenciones, etc. de los empleados).

  • El Formulario 931 de AFIP correspondiente al mes declarado (el F.931 es la declaración jurada de cargas sociales y aportes presentada ante AFIP).

  Estos dos documentos son obligatorios y reemplazan lo que antes era presentar el libro/hojas físicas firmadas. Deben estar en formato digital (generalmente PDF).

  Opcionalmente, el sistema permite adjuntar otra documentación de respaldo, como por ejemplo el Certificado MiPyME (si el consorcio cuenta con esa certificación vigente) o el informe semestral del contador legalizado (ver punto sobre certificación más abajo). En el régimen previo, no existía la noción de adjuntar documentos digitales, sino que la información estaba toda contenida en el libro físico; ahora se presentan archivos que serán archivados electrónicamente por la autoridad.

• Pago electrónico del arancel por folio: La rúbrica en CABA siempre implicó un arancel por cada folio (hoja) utilizado en el libro de sueldos, según la Ley Tarifaria local. Con la modalidad digital, el pago se realiza también online: el sistema genera una boleta electrónica (BUI) que el solicitante debe abonar para que se efectúe la rúbrica. El costo vigente al implementarse la resolución es de $430 por folio rubricado, conforme a la Ley Tarifaria de CABA. Esto significa que, por ejemplo, si el libro de sueldos de un mes ocupa 2 folios, se paga $860 en concepto de rúbrica ese mes. En el método anterior, el pago se hacía en efectivo o medios habilitados al momento de presentar el libro físico; ahora se integra como parte del trámite digital, con medios de pago electrónicos.

• Obtención del folio rubricado digitalmente: Una vez que la autoridad aprueba la presentación, el sistema emite el folio digital rubricado. Este se materializa típicamente en un documento PDF con firma digital o código de validación que contiene la información del libro de sueldos presentada, junto con la constancia de rúbrica oficial (sello o firma electrónica de la Dirección de Empleo). El administrador del consorcio debe descargar este archivo desde TAD una vez notificado, y conservarlo como libro de sueldos legal. En caso de inspección laboral, esta copia digital será la que se exhiba para demostrar que el período está rubricado. En la práctica anterior, el consorcio conservaba el libro empastado con los sellos; ahora deberá mantener un archivo organizado de los PDFs rubricados mensualmente.

• Eliminación de la obligación de libro físico (salvo Libro de Órdenes): A partir de 2025, deja de ser necesario llevar registros en papel del Libro de Sueldos y Jornales en CABA. La propia resolución y comunicaciones oficiales indican que ante una fiscalización, se acepta la exhibición en formato digital. Esto implica un cambio operativo importante: los consorcios ya no están obligados a imprimir ni encuadernar las hojas móviles, ni a mantener libros duplicados.

  Nota: El único libro laboral que permanece en papel es el Libro de Órdenes, que es un libro especial (previsto por la Ley 12981 de la CABA) donde el administrador asienta disposiciones y novedades para el encargado. Ese libro no está contemplado en la rúbrica digital y sigue rubricándose manualmente de forma anual. Pero todos los demás libros obligatorios laborales (Libro de Sueldos, de Horas Extras, etc.) pasan al formato digital con Res.803/2024.

• Certificación contable semestral obligatoria: Una novedad (o en todo caso, una formalidad que se refuerza) es que cada consorcio deberá obtener, cada seis meses, una certificación por Contador Público matriculado sobre la correcta registración de los datos en el libro digital. Es decir, cada semestre un profesional de Ciencias Económicas debe revisar los libros rubricados digitalmente y emitir un informe certificando que la información volcada es fidedigna y sigue la normativa (por ejemplo, control de correlatividad de folios, firmas digitales, etc.). Ese informe debe estar legalizado por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de CABA (CPCECABA). En la plataforma TAD se contempla que el “informe legalizado CPCBA” puede adjuntarse como documentación opcional, lo que sugiere que podría presentarse junto con la rúbrica de algún mes (posiblemente en la rúbrica del mes que cierra cada semestre, aunque esto deberá confirmar según instructivo). Bajo el esquema antiguo de libros en papel, no existía esta instancia formal de certificación periódica por contador; con la digitalización se implementa para aportar validez y control adicional a los registros electrónicos.

• “Hoja madre” y rúbrica consecutiva: El sistema digital incorpora la figura de la “hoja madre” en cada presentación mensual. Esto es una página resumen que centraliza la información del período (probablemente un resumen de totales o de novedades, número de empleados, etc.) y que forma parte del expediente digital. Cada mes, entonces, la rúbrica incluirá el detalle de sueldos y esta hoja madre. Este concepto busca asegurar la continuidad y unicidad del libro en formato digital, similar a como en los libros empastados existía una hoja índice o numeración correlativa. Para el usuario, simplemente es parte del PDF final que se descarga.

• Posibilidad de regularizar períodos anteriores: El sistema TAD permite también presentar libros de períodos previos no rubricados para ponerse al día. Si un consorcio llega a 2025 con atrasos en la rúbrica de meses anteriores, puede cargar esos períodos en la plataforma (seleccionando el mes/año correspondiente) y solicitar la rúbrica digital extemporánea. Es importante saber que dichas rúbricas fuera de término quedarán registradas como presentadas fuera de plazo (lo cual podría eventualmente ser observado por la autoridad), pero al menos brinda la posibilidad de normalizar la situación. Se recomienda, como buena práctica, que el consorcio tenga al día los libros de al menos los últimos 2 años. Antes, la regularización de períodos atrasados requería igualmente acudir con los libros pendientes a rubricar físicamente (con las multas correspondientes por atraso); ahora se puede hacer el trámite por Internet, con la agilidad que eso conlleva.

• Registro de Empleadores Online al día: Un detalle importante es que para utilizar el sistema de rúbrica digital, el empleador (consorcio) debe tener vigente su inscripción en el Registro de Empleadores de CABA. Este es un registro anual obligatorio en el que todos los empleadores declaran su nómina y datos (implementado vía Resol. 1894/SSTIYC/2017). La resolución 803/2024 recuerda que es requisito tener el registro al día, porque el sistema TAD seguramente cruza la información del CUIT del consorcio con dicho registro. Si un consorcio no actualizó su Registro de Empleadores (que suele vencer cada año en determinada fecha), conviene regularizarlo antes de intentar hacer la rúbrica digital.

En síntesis, los cambios introducidos por la normativa son profundos: los consorcios pasan de un mundo de libros físicos, trámites presenciales y sellos a un esquema de presentaciones digitales, con documentos en PDF, pagos online y controles posteriores (certificaciones). Esto conlleva beneficios destacados, como la simplificación del trámite (evitando traslados y esperas), la eliminación del archivo en papel (reduciendo riesgo de extravío o deterioro, y aportando a la ecología), y una mejor trazabilidad por CUIT –los registros quedan asociados al consorcio en la base de datos, lo que facilita la continuidad incluso si cambia el administrador del edificio–. Asimismo, aunque implica un costo mensual (por las boletas de rúbrica), este se considera moderado y controlado, permitiendo cumplir con la ley sin gastos excesivos. También la posibilidad de regularizar períodos faltantes fácilmente es un plus para muchos consorcios que pudieran tener alguna rúbrica pendiente. En conclusión, la resolución 803/2024 moderniza el cumplimiento de una obligación legal de larga data (desde la Ley de Contrato de Trabajo) adaptándola a las herramientas digitales actuales, con especial foco en facilitar a los consorcios y PyMEs su implementación.

Procedimientos y pasos a seguir para cumplir vía plataforma TAD

Para cumplir con esta nueva obligación, los consorcios deben seguir un procedimiento online a través de la plataforma TAD (Trámites a Distancia) de la Ciudad de Buenos Aires. A continuación, se explica el proceso y las consideraciones prácticas para efectuar la rúbrica digital del Libro de Sueldos:

Requisitos previos: El administrador del consorcio (o profesional a cargo) deberá contar con un usuario “miBA” (cuenta de Ciudad) con nivel de seguridad 2 o 3. Esto implica haberse registrado en buenosaires.gob.ar y haber validado la identidad (por ejemplo, mediante scan de DNI o trámite presencial) para operar trámites oficiales. Si el administrador no tiene este usuario, deberá crearlo y validarlo antes de iniciar. Además, se recomienda tener a mano:

• El CUIT del consorcio y sus datos registrales actualizados (incluyendo el Registro de Empleadores Online al día, como mencionado).

• La documentación obligatoria del período a rubricar, en formato digital: esto es el Libro de Sueldos o planilla del mes (puede ser un PDF generado por el sistema de liquidación de sueldos, o un escaneo de la planilla firmada) y el Form. 931 de AFIP ya presentado (generalmente se obtiene el comprobante en PDF de la página de AFIP). Estos archivos serán adjuntados durante el trámite.

• Si corresponde, tener en formato digital el Certificado MiPyME vigente (si el consorcio se inscribió como micro, pequeña o mediana empresa ante el Ministerio de Desarrollo Productivo) y, en su caso, el último informe semestral de contador legalizado (si el consorcio ya viene rubricando digitalmente y tiene esa constancia). Estos últimos no son obligatorios para cada presentación, pero la plataforma TAD da opción de cargarlos.

Ingreso al sistema y selección del trámite: Para iniciar, se debe acceder al sitio de Trámites a Distancia (TAD) del GCBA e ingresar con el usuario miBA. Dentro de la plataforma, se busca el trámite denominado “Solicitud de rúbrica de documentación laboral para PYMES y empleadores con 9 trabajadores o menos”. Este es el trámite específico creado por la resolución 803/2024 para consorcios, PyMEs y pequeños empleadores. Al encontrarlo, hacer clic en “Iniciar trámite”, lo que generará un expediente electrónico nuevo para la rúbrica.

Carga de datos y documentos: Una vez iniciado, el sistema guiará con un formulario donde hay que ingresar algunos datos básicos. Por ejemplo, se suele requerir confirmar los datos del empleador (el consorcio) y especificar el período (mes y año) que se quiere rubricar. Luego, se procede a adjuntar la documentación: se suben los archivos correspondientes al asiento de sueldos del mes y al formulario 931 obligatorio. La plataforma permite adjuntar archivos PDF u otros formatos admitidos, generalmente con un límite de tamaño; es importante que los documentos sean legibles y estén completos. Si se desea (o si el sistema lo solicita en algún momento particular), se pueden adjuntar los documentos opcionales como el certificado MiPyME y/o el informe del contador, aunque por rutina mensual no es obligatorio incluirlos. En caso de que el consorcio deba rubricar dos libros distintos (por ejemplo, Sueldos y Horas Extras), deberá realizar dos trámites separados repitiendo este proceso para cada tipo de libro, ya que el sistema maneja un libro por expediente.

Generación de la boleta de pago: Antes de finalizar la carga, el TAD calculará el arancel de rúbrica en base a la cantidad de folios (hojas) informados para ese período. Por ejemplo, si el asiento de sueldos ocupa 1 folio, cobrará 1×$430; si son 2 folios, 2×$430, etc., según la tarifa vigente. El sistema generará una Boleta Única Inteligente (BUI) o volante de pago específico para este trámite. En pantalla se indicará el monto a pagar y se proveerá un enlace o instrucciones para efectuar el pago (ya sea por medios electrónicos, homebanking, código de barras para pagar en banco o Rapipago/Pagofácil, etc., según opciones habilitadas). Es fundamental realizar el pago para que el trámite avance: sin el pago, la rúbrica no será efectuada. La boleta BUI queda asociada al expediente; una vez abonada, el sistema suele registrar automáticamente el pago (puede tardar algunas horas en impactar dependiendo del medio). Conviene descargar o guardar el comprobante de pago por cualquier eventualidad.

Presentación y envío del trámite: Completados los pasos previos (datos, adjuntos y pago), se procede a finalizar y enviar el trámite en la plataforma. Al enviarlo, el expediente cambia de estado a “en proceso” o similar, y queda pendiente de la revisión por parte de la autoridad laboral (Dirección General de Empleo o quien corresponda). El consorcio puede hacer seguimiento del expediente en TAD, donde figurará un número de trámite o código (por ejemplo “EX-2025-xxxxxxx-GCABA-DGDMT” u otro, ya que cada presentación genera un número único). En esta instancia, el solicitante debe simplemente esperar la respuesta oficial; no se requiere presencia física ni más acciones salvo que la autoridad observe algo.

Aprobación y obtención de la rúbrica digital: Una vez que la Dirección de Empleo verifica que todo está en orden (que los documentos adjuntos son correctos, que el pago se acreditó, etc.), procederá a aprobar la rúbrica. Automáticamente, el sistema TAD generará la “hoja rubricada” en formato digital, la cual estará accesible dentro del expediente del trámite. El consorcio recibirá una notificación (vía email asociado a su usuario, y en el buzón de TAD) informando que el trámite fue finalizado/aprobado. En ese momento, deberá ingresar al expediente y descargar el archivo PDF resultante. Dicho archivo corresponde al folio del Libro de Sueldos con todos los datos del período y llevará inserto el sello o firma digital de la autoridad competente, indicando fecha de rúbrica, código de verificación, etc. Es esencial descargar y guardar este documento en un lugar seguro, ya que constituye el Libro de Sueldos rubricado legalmente para ese mes. Se recomienda organizar un archivo digital mensual (y eventualmente imprimir una copia para archivo interno si el consorcio lo prefiere, aunque legalmente el soporte válido es el digital).

Conservación y exhibición: El consorcio debe conservar las hojas rubricadas digitales de la misma forma en que antes conservaba el libro físico. Esto significa archivarlas (en medios electrónicos, varias copias de seguridad si es posible) y tenerlas disponibles en caso de inspección del Ministerio de Trabajo de CABA. Ante cualquier inspección o requerimiento, se deberá exhibir la copia digital correspondiente, lo cual implica mostrar el PDF en un dispositivo o impreso, donde se pueda verificar la firma digital. Las inspecciones laborales en CABA a partir de 2025 están instruidas para aceptar estos documentos digitales como prueba del cumplimiento de la rúbrica. Adicionalmente, cada seis meses, cuando el contador realice la certificación semestral, es probable que solicite o revise estos archivos para verificar su contenido.

Reiteración del proceso mensualmente: La rúbrica digital debe realizarse todos los meses una vez cerrada la liquidación de sueldos del período. Es decir, este procedimiento en TAD se convierte en una tarea periódica mensual para el administrador del consorcio (o su estudio contable). Generalmente, la secuencia sería: liquidar sueldos del mes (por ej. marzo 2025) a fin de mes, presentar y pagar Form. 931 de AFIP en los primeros días del mes siguiente (abril 2025), y luego iniciar el trámite TAD de rúbrica adjuntando esos mismos datos. En muchos casos, el estudio contable que lleva la liquidación de sueldos del consorcio ofrecerá también el servicio de gestionar la rúbrica digital. Es importante no olvidar este paso cada mes, ya que la falta de rúbrica a tiempo podría generar incumplimientos.

Regularización de atrasos: Si el consorcio no realizó rúbrica de algunos meses anteriores (por ejemplo, algún mes de 2024 quedó sin rubricar en papel), es altamente aconsejable aprovechar e ingresar también esos períodos en TAD para ponerlos al día. La plataforma permite elegir meses pasados y cargarlos (aunque la resolución indica que quedará registrado como fuera de término). Esto ayudaría a evitar sanciones por períodos sin rubricar. En caso de duda, conviene consultar con la Dirección de Empleo (incluso el organismo responsable –Bartolomé Mitre 575, CABA– mantiene líneas de consulta para rúbrica digital).

Certificaciones semestrales: Cada seis meses, el consorcio deberá coordinar con un Contador Público matriculado la emisión del informe técnico que certifica la registración. Este profesional revisará los últimos 6 meses de libros rubricados y emitirá un informe que luego deberá ser legalizado por el Consejo Profesional (CPCECABA). Si bien este trámite es externo a TAD, es parte de las obligaciones del nuevo sistema digital. Una vez obtenido el informe, se guarda junto a los libros. (El consorcio podría presentarlo en TAD si la autoridad lo requiere, pero por ahora figura como “documentación opcional” a cargar).

En resumen, el procedimiento vía TAD requiere prepararse con antelación (usuario habilitado y documentación lista), seguir los pasos en línea para cada período, pagar el arancel correspondiente, y descargar la constancia digital. Es un proceso que, una vez conocido, resulta más ágil que el método tradicional, pero demanda incorporar la rutina digital dentro de la administración mensual del consorcio.

Sanciones y consecuencias por incumplimiento

El incumplimiento de la rúbrica del Libro de Sueldos (sea no rubricar un período o no adoptar el sistema digital obligatorio) puede acarrear sanciones y problemas legales para el consorcio, dado que se trata de una obligación laboral establecida por ley. Algunas de las consecuencias principales son:

• Multas por infracción laboral: La falta de rúbrica del libro especial (Art. 52 de la Ley de Contrato de Trabajo) está tipificada como una infracción grave en materia laboral. De acuerdo con la Ley Nacional N° 25.212 (Pacto Federal de Trabajo), las infracciones graves se sancionan con multas que van del 30% al 200% del valor del Salario Mínimo Vital y Móvil vigente, por cada trabajador afectado. En la práctica, esto significa que si un consorcio omite rubricar sus libros y es detectado, el Ministerio/Secretaría de Trabajo de CABA podría aplicarle una multa cuyo monto se calcula en función del SMVM multiplicado por la cantidad de empleados no registrados correctamente en el libro. Por ejemplo, considerando valores actuales, la multa mínima por falta de rúbrica podría rondar varias decenas de miles de pesos por empleado. Estas multas se duplican o incrementan según la gravedad y cantidad de meses no rubricados.

• Intimaciones y apercibimientos: Antes de una multa, es común que ante un incumplimiento se intime al empleador a regularizar la situación. El organismo de control laboral de CABA puede emitir un requerimiento formal para que el consorcio presente los libros rubricados faltantes. Si el consorcio responde realizando la rúbrica (aunque sea fuera de término), posiblemente atenúe la sanción, pero igualmente puede corresponder multa por la demora. Ignorar la intimación agravaría la posición del consorcio.

• Clausura o inhabilitación (situaciones extremas): En casos muy extremos y reiterados de incumplimiento de obligaciones laborales, la ley prevé sanciones como la clausura temporaria del establecimiento o suspensión del registro de empleadores. Para un consorcio, esto no aplicaría literalmente como clausura (no van a desalojar un edificio habitado), pero sí podrían inhabilitar al administrador responsable en registros oficiales o aplicar sanciones administrativas a la matrícula del administrador (en el marco de la Ley 941 de regulacion de administradores, por ejemplo, si se constatara negligencia reiterada en obligaciones laborales). No obstante, estas medidas son raras; la sanción típica es la multa económica.

• Problemas legales y laborales: Un libro de sueldos no rubricado en tiempo y forma puede traer complicaciones en otras áreas:

  • Si un empleado del edificio realiza un reclamo o demanda laboral, la ausencia de rúbrica válida en el libro puede ser utilizada en contra del consorcio como indicio de informalidad o desprolijidad, debilitando su defensa. El libro de sueldos rubricado es un documento con valor probatorio en juicio; si no está rubricado, su contenido podría ser impugnado por la parte laboral.

  • La falta de rúbrica también puede relacionarse con falta de registración de empleados (situación de empleados “en negro”). De hecho, muchas veces las inspecciones laborales buscan corroborar la rúbrica para detectar empleo no registrado. Un consorcio que no rubrica adecuadamente se expone a que se presuma que tiene trabajadores no declarados, lo que conlleva sanciones aún mayores (multas de la Ley 24.013, etc.).

  • Perdida de beneficios o certificaciones: Algunos trámites requieren tener los libros al día (por ejemplo, si se busca una certificación PyME, o algún subsidio, inspección de ART, etc., pueden verificar este cumplimiento). No rubricar podría impedir obtener ciertos certificados de cumplimiento.

En el contexto específico de la Resolución 803/2024, no adoptarse al sistema digital después del 1° de abril de 2025 equivale a incumplir la obligación de rúbrica. Dado que el GCBA dejó de recibir libros en papel, un consorcio que no use TAD simplemente estaría dejando meses sin rubricar, acumulando infracciones. Por ello, es fundamental que los consorcios se adecuen: la normativa no prevé una sanción “especial” nueva por no usar TAD, sino que aplica las sanciones generales por falta de rúbrica. Es decir, el consorcio incumplidor será pasible de las mismas multas y procesos mencionados.

Como dato positivo, cabe mencionar que ha existido en el pasado algún régimen de condonación de multas por falta de rúbrica en ciertas jurisdicciones o situaciones (por ejemplo, en 2020 CABA dispuso perdonar multas a empleadores que se pusieran al día con registros atrasados). Sin embargo, no hay garantías de futuras condonaciones, por lo que lo prudente es cumplir en término. Si un consorcio tiene períodos no rubricados, debería regularizarlos cuanto antes (aprovechando la facilidad del sistema digital) para evitar o minimizar sanciones.

En síntesis, las consecuencias de no cumplir van desde multas económicas significativas hasta problemas legales serios. Por el contrario, cumplir con la rúbrica digital en tiempo y forma asegura al consorcio estar al día con la legislación laboral, evitando contingencias y brindando transparencia ante empleados y autoridades.